Laatimispäivä: 22.5.2018

1

Yleistä

Tämä dokumentti on osa EU:n Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämiä informointi- ja osoitusvelvoitteita. Karkkilan kaupunki (rekisterinpitäjä) kuvaa tässä ja muissa toimintokohtaisissa tietosuojaselosteissaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot. Tämä dokumentti katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.

2

Roolit ja vastuut

Rekisterinpitäjä:

• Karkkilan kaupunki / kirjasto
• Y-tunnus: 0127046-7
• Osoite: Valtatie 26, 03600 Karkkila

Rekisterin omistaja:

• Kirjastonjohtaja Sirkka Ylander
• Osoite: edellä
• Sähköposti: sirkka.ylander[at]karkkila.fi
• Vastuut:
  • Toimii rekisteröidyn ensisijaisena yhteyshenkilönä rekisteriä koskevissa asioissa
  • Rekisteriä koskevat tiedustelut ja oikaisupyynnöt osoitetaan rekisterin omistajalle

Tietosuojavastaava:

• Maarit Sihvonen
• Osoite: edellä
• Sähköposti: maarit.sihvonen[at]karkkila.fi
• Vastuut:
  • Tukee rekisterinpitäjää tietosuojan toteuttamisessa
  • Tukee rekisteröityjä heidän oikeuksiensa toteuttamisessa
  • Tekee yhteistyötä viranomaisten kanssa

3

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

• Kirjaston asiakastietokoneiden käytön hallinta, ajanvaraukset ja tilastointi

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:

• Asiakasrekisterin tietoja käsitellään lakisääteisten kirjastopalvelujen toteuttamista varten
• Tietoja ei käytetä markkinointiin tai suoramarkkinointiin
• Tietojen käsittelyyn ei liity profilointia tai automaattista päätöksentekoa

4

Rekisterin tietosisältö ja tiedon elinkaari

Rekisteriin tallennettavat tiedot:

• Asiakkaan kirjastokortin numero, syntymäaika, tiedot tietokoneiden varauksista, käyttölokit

Henkilötiedon elinkaari:

5

Tietolähteet ja tietojen luovutukset

Tietolähteet:

• Asiakas antaa omat tietonsa järjestelmään itse kirjautumalla koneelle kirjastokortillaan. Järjestelmä tarkistaa asiakkuuden kirjastojärjestelmästä. Lokimateriaali tallentuu tietokoneen käytön yhteydessä

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

• Tarvittaessa poliisiviranomaiselle (rikoksen / ilkivallan tekijän saattaminen vastuuseen)

Tietojen luovutus EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle:

• Rekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

6

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaalinen aineisto:

• Vierailijatunnuksien luovutuksen yhteydessä kyseisiltä henkilöiltä kerätään: nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, vierailijatunnus, käyttöaika

Tietojärjestelmillä käsiteltävä aineisto:

• Pääsyoikeudet tietoverkkoon ja käyttöoikeudet tietojärjestelmiin on toteutettu rekisterinpitäjän tietoturvakäytäntöjen mukaisesti

Käytön valvonta:

• Rekisterin käyttöoikeuksien käyttämistä valvotaan rekisterin omistajan toimesta säännöllisesti

7

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvoitteet:

• Rekisterinpitäjä informoi rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä ensisijaisesti verkkosivujensa välityksellä. Lisäksi rekisterinpitäjä:
  • tarjoaa lisätietoa muissa viestintäkanavissa ja erillisissä dokumenteissa. Tämä dokumentti on rekisteröityjen saatavilla rekisterinpitäjän toimitiloissa
  • tiedottaa rekisteröityjä viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (tietoturvaloukkaus)
  • tiedottaa tarvittavia viranomaisia 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen ilmitulosta

Rekisteröidyn oikeudet:

• Rekisterinpitäjän tuottaman tiedon lisäksi rekisteröidyillä on, soveltuvilta osin, oikeus omien ja edustamansa organisaation osalta:
  • tarkistaa, oikaista tai täydentää, tai poistaa rekisteriin merkittyjä tietoja
  • kieltää käsittelemästä tietoja suoramarkkinoinnissa, profiloinneissa, etämyynnissä, markkina- ja mielipidetutkimuksissa
  • siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Pyynnön tekeminen:

• Kaikissa yllä mainituissa tapauksissa pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterin omistajalle

Tiedon oikeellisuus ja ajantasaisuus:

• Rekisterinpitäjä huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä