TIETOSUOJASELOSTE / Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§

Laatimispäivä: 16.5.2018

1

Rekisterinpitäjä

Lukki-kirjastot:

• Karkkilan kaupunginkirjasto
  Valtatie 26, 03600 Karkkila
• Lohjan kaupunginkirjasto
  Karstuntie 3, 08100 Lohja
• Vihdin kunnankirjasto
  Pisteenkaari 9, 03100 Nummela

2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

• Karkkila:
  Kirjastonjohtaja ja kulttuurin ja vapaa-ajan palvelualueen palvelupäällikkö
  Sirkka Ylander
  PL 50, 03600 Karkkila
  0447674641, sirkka.ylander[at]karkkila.fi
• Lohja:
  Kaupunkisisältöjohtaja
  Eero Ahtela
  Karstuntie 4, 08100 Lohja
  0505299822, eero.ahtela[at]lohja.fi
• Vihti:
  Kirjastotoimenjohtaja
  Hanna Laitinen
  Pisteenkaari 9, 03100 Nummela
  0440421149, hanna.laitinen[at]vihti.fi

3

Rekisterin nimi

Lukki-kirjastojen asiakasrekisteri ja aineistorekisteri

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakassuhteen hoitaminen, laskutus-, perintä ja ulosottoasioiden hoitaminen, tilastointi.

Kirjastohenkilöstön käyttäjätunnusten hallinnointi ja käyttöoikeusseuranta.

Aineistorekisteristä tiedonhaku.

5

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöintitiedot: sukunimi, etunimet, syntymäaika, henkilötunnuksen tunnusosa, sukupuoli, ikä, osoitetiedot, puhelinnumerotiedot, sähköpostiosoite, yhteisölainaajilta vastuuhenkilön nimitiedot, takaajatiedot tai tiedot taattavista (kuten varsinaisilla lainaajilla), lainaajakortin numero ja omatoimiasioinnissa käytettävä tunnusluku.

Asiakkuuden käyttöön liittyviä tietoja: asiakasryhmä, kieli, asiakkuuskirjasto, asiakkuuden käyttöön liittyviä päivämääriä, lainaajan tilannetiedot ja maksut (lainassa oleva aineisto, varaukset, myöhässä tai perinnässä oleva aineisto sekä lainausoikeuden rajoitukset).

Järjestelmää käyttävästä henkilöstöstä käyttäjätunnus, nimi, käyttäjäoikeudet, käyttäjäloki.

Aineistorekisterissä teoksen tekijän tai toimittajan nimi, teoksen nimi ja julkaisuvuosi. Rekisterissä on vielä vanhoja luettelointitietoja, joista vähäisessä määrin saattaa löytyä kirjailijan syntymä- ja kuolinvuosi.

6

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas antaa yksilöintitietonsa itse ilmoittautuessaan ja kirjaston henkilökunta tallettaa ne asiakasrekisteriin. Rekisteröidylle annetaan rekisteröinnin yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään tietojärjestelmään ja että järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävissä kirjastossa.

Rekisterissä olevien tietojen muuttaminen tehdään Lukki-kirjastojen käyttösääntöjen mukaisesti.

Kirjastojärjestelmä tallettaa automaattisesti asiakkuuden käyttöön liittyvää tietoa, kuten tapahtumien päivämäärät, lainat ja maksut sekä lähetetyt viestit. Myös henkilökuntatunnusten käyttöhistoria tallentuu automaattisesti.

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä.

7

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Käräjäoikeudelle, perintätoimistolle ja/tai ulosottoviranomaisille perintää varten lainaajan yksilöintitiedot sekä tiedot lainaajan maksamattomista kirjastomaksuista paperitulosteena.

Poliisille käyttäjälokitiedot pyydettäessä.

Kirjastojärjestelmässä olevia kirjastokorttien numeroita käyttävät tunnistautumisessa rajapinnan kautta seuraavat kirjastojen palvelut: Finna-verkkokirjasto, Axiell WebOPAC -verkkokirjasto, e-aineistopalvelut, Avoin kirjasto -palvelu, tietokoneiden ajanvarausjärjestelmät.

8

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9

Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto:
Asiakkaan ilmoittautumislomake hävitetään tietojen rekisteriin tallennuksen jälkeen pois lukien alle 15-vuotiaita koskevat lomakkeet, jotka kirjasto voi halutessaan säilyttää kunnes asiakas täyttää 15 vuotta. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvoite. Raportit perintäkirjeistä säilytetään siihen saakka, kunnes asia on selvitetty. Tietosuoja-aineisto laitetaan tietoturvapaperin keräyslaatikkoon, jonka sisällön hävittää kunnan sopimustoimija.

B. ATK:llä käsiteltävät tiedot:
Tietojen teknisestä suojauksesta järjestelmässä sekä suojauksesta kuntien ja Axiellin välisessä tietoliikennöinnissä vastaa järjestelmän toimittaja Axiell Finland Oy. Yhteys järjestelmään on suojattu palomuurilla, eli yhteys on avattu vain tietyille IP -numeroille. Tietokannasta otetaan varmuuskopio joka ilta. Palvelimet ovat lukitussa Elisan konesalissa, jonne on pääsy vain admin-valtuudet omaavilla Axiell Finland Oy:n nimetyillä asiantuntijoilla.

Järjestelmän käyttöä kirjastotyössä on rajattu käyttäjäoikeuksilla.

Asiakas pääsee omiin tietoihinsa verkkokirjaston kautta käyttämällä henkilökohtaisia verkkokirjastotunnuksiaan.

Tietoverkon ja tietoliikenteen turvallisuudesta vastaa Karkkilan kaupungin ja Vihdin kunnan osalta tietohallinto / Kuntien Tiera Oy, Lohjalla kaupungin tietohallinto.

Tietoja voidaan poistaa eräajona esim. mikäli asiakkuutta ei ole käytetty 5 vuoteen.

Käyttäjälokit säilytetään 365 vuorokautta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Pääsääntöisesti jokaisella on oikeus tarkistaa kaikki henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Jokaisella on myös oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kirjaston henkilökunnalle, kirjastonjohtajalle osoitettuna, todistamalla samalla henkilöllisyytensä. Käyttäjälokeista ei luovuteta tietoja muutoin kuin viranomaisten sitä pyytäessä väärinkäyttötapauksissa.

Rekisteröity voi myös vaatia tiedon korjaamista tai poistamista rekisterin vastuuhenkilöiltä. Mikäli korjausvaatimukseen ei suostuta, siitä annetaan kirjallinen todistus. Rekisteröity voi tämän jälkeen viedä asian tietosuojavaltuutetun käsittelyyn.

Kirjailijoilla tai toimittajilla ei ole oikeutta pyytää tulla unohdetuksi aineistorekisterin osalta.